Выбор КИС для предприятия, стремящегося развивать свой бизнес

А.В. Федосеев, КВФ "Инталев", Санкт-Петербург

Чем больше предприятие, тем лучше ему понятна необходимость КИС.

Многие предприятия в настоящее время выбирают себе КИС, а значит, определяют свои требования к информационной поддержке со стороны системы. Как правильно сформулировать эти требования и с первого раза построить оптимальную систему?

Оставим в стороне технические особенности различных КИС, как-то: требования к серверам, операционным системам и т. д. Нужно четко понимать, что технические требования подчинены требованиям со стороны системы управления, а не наоборот, когда поставщик рассказывает о своей мощной платформе или требованиях к железу. На первом месте должны стоять требования по функциональности системы, по ее соответствию целям предприятия.

КИС должна стать частью системы управления и поддерживать деятельность руководства и персонала, предоставляя нужную информацию для принятия решений. Система управления всегда означает наличие управленческого цикла, изображенного на рис. 1.

Соответственно, КИС должна поддерживать все этапы управления, вернее, все возможные для автоматизации: планирование, учет, контроль и анализ. И если в системе есть только учет или только планирование, то она не сможет качественно поддержать процесс управления, т. е. не является полноценной КИС.

Рисунок 1. Двухмерная система координат для сравнения КИС.

С другой стороны, КИС должна охватывать все функциональные области, существующие на предприятии: закупка, хранение, перемещение, производство, продажи и т.д. И если предлагаемая Вам система решает все задачи в закупках, но не решает в производстве или продажах, то это тоже неполноценная КИС. Можно нарисовать диаграмму, отражающую функциональность КИС по указанным двум факторам (см. рис. 1).

Таким образом, любую из имеющихся на рынке КИС можно наглядно разместить на этой диаграмме и сравнить между собой.

Но указанных двух критериев недостаточно для оценки уровня развития той или иной КИС. Важным фактором является интеллектуальность КИС, то есть глубина автоматизации бизнес-процессов, а также наличие в КИС процедур и функций, необходимых для удобного и правильного ввода и обработки и отображения информации. Неинтеллектуальная в этом плане КИС будет являться просто хранилищем данных, в которой кто угодно или вводит данные, а потом эти данные просто массой выбрасываются во внешнее средство для анализа - и делай там с ними, что захочешь. Чем больше КИС оставляет неавтоматизированных операций, чем выше предъявляет требования к операторам и чем меньше возможности по отображению информации для анализа, тем менее интеллектуальна данная система.

Неинтеллектуальные КИС есть неполноценные КИС. Приведу два примера, поясняющих суть сказанного.

В первом случае в системе была реализована поддержка планов планирования, учета и контроля. В числе прочих составлялся бюджет выплат. Но на самом деле учет выполнения планов велся без предварительного контроля, т. е. при плане выплат в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на 500 и на следующий день менеджер видел результаты контроля – отклонение –400. Но это уже поздно, действие отменить уже невозможно. Хотя достаточно просто было проработать механизм лимитирования, когда в КИС закладываются соответствующие правила и она реагирует: "Вы на 400 хотите превысить установленный лимит. Если это действительно требуется, отправьте заявку к такому-то на подтверждение перерасхода". Понимаете, КИС отвечает пользователю и разумно регламентирует его действия.

Второй пример. Предприятие купило престижную КИС (западного производства), вложив в нее сотни тысяч долларов. Номенклатура товаров – около 10 000, поставок – до 500 в день. Так вот, вместо обычных кладовщиков предприятие вынуждено было взять на работу квалифицированных программистов для ввода накладных и подготовки отчетности. А все потому, что в этой КИС товар пользователю представлялся двенадцатизначным кодом, и каждый раз требовалось эти цифры набирать в документах, специальным образом ежедневно расшифровывать из данных штрих-кодового оборудования, копировать и импортировать файлы, снова преобразовывать коды в отчетах. Все эти действия выполнялись персоналом, и любая ошибка, несвоевременное выполнение операций, приводили к серьезным проблемам. То есть оперативность и достоверность информации, которую предоставляла КИС, зависела от такого числа человеческих факторов, что сбои были регулярны. То есть созданная КИС также недостаточно интеллектуальна.

Поэтому третьей осью на диаграмме следует изобразить уровень "интеллектуальности КИС" от простого хранилища данных до действительно интеллектуальных систем (см. рис. 2). Определить практически этот уровень можно только после детального изучения КИС или даже опытной эксплуатации

 

 

Рисунок 2. Трехмерная система координат для сравнения КИС.

Вообще же выбор КИС происходит на четырех уровнях принятия решений:

     

  1. Стратегический, определяются:
    •  

    • Цель проведения автоматизации
    •  

    • Области автоматизации
    •  

    • Назначение КИС

     

  2. Функциональный, определяются
    •  

    • Требуемые функции КИС
    •  

    • Функциональные возможности существующих предложений
    •  

    • Соответствие предложений требованиям

     

  3. Операционный, выбираются
    •  

    • Операционная система
    •  

    • СУБД, язык доработки и т.д.

     

  4. Аппаратный, выбираются
    •  

    • Оргтехника, отвечающая требованиям операционного и функционального уровней
    •  

    • Сетевые решения

    Решения, принимаемые на функциональном уровне, – самые тяжелые. На стратегическом уровне вопросы с КИС решаются достаточно быстро – да, мол, надо автоматизировать и как можно больше и быстрее. А дальше встает вопрос выбора КИС, решение которого занимает месяцы, а нам известны случаи, затягивалось на несколько лет. На практике применение этой техники выбора позволяет нам сравнивать любые КИС и предлагаемые решения на функциональном уровне именно в описанной трехмерной системе координат.

    И делать выводы, позволяющие предприятию переходить к следующему, более рутинному этапу выбора и начинать процесс внедрения КИС.


    Рекомендуем Вам материал ИКФ "АЛЬТ"об услуге  по оптимизации организационной структуры предприятия