Системы для комплексной автоматизации фирм “Ultima-S”

Д. Григорьев, Компания “Ниеншанц”, Санкт-Петербург

Ultima-S - это система комплексной информатизации предприятия. Она решает не только задачи учета и, тем более, не только бухгалтерского, но и производит анализ информации для поддержки принятия решений и контроля их выполнения. 

Конкурентные преимущества

Практически все фирмы-разработчики систем такого класса - это, прежде всего, программисты. Они могут обеспечить только технически верные решения, но постановка задачи, контроль ее реализации у них находятся на низком уровне. К примеру, все фирмы-разработчики ПО говорят - мы можем собрать любую информацию, которая вам нужна, а уж затем начать ее анализировать (причем чаще всего анализировать вам придется самостоятельно, они только дадут "инструменты"). В таком случае получается, что собирается та информация, которую можно собрать, а не та, которая нужна.

Проектирование Ultima-S шло в другом направлении. Было определено, какая информация требуется для определенных управленческих решений. Совместно с консалтинговыми фирмами было описано, какие управленческие проблемы должна решать качественная информационная система, и составлено описание задач в предметной области. Только после этого уже составлялось техническое задание, а затем опять-таки происходил контроль со стороны постановщиков над реализацией.

Общий костяк, методология нашей системы основываются и согласуются с методологией консалтинговой группы “БИГ”. Конечно, перед составлением технического задания была проведена дополнительная конкретизация и алгоритмизация материалов так, чтобы для менеджера система Ultima-S была просто естественным продуктом, помощником в работе. Программа - это только инструмент решения рутинных задач, на которые менеджер теперь не будет тратить свое драгоценное время, высвобождая его на принятие решений, направленных на достижение результата. Целью внедрения Ultima-S для менеджмента должно явиться освобождение 80% времени руководителей, которые приносят только 20 % результата.

Любая организация - это группа людей. И руководство - это тоже люди. Для эффективного управления ресурсами необходимо поставить технологию взаимоотношений между сотрудниками и менеджерами и между подразделениями. Технология - это определенные бизнес-правила этих взаимоотношений, которые имеют некоторую жесткость. Это позволяет не только принимать решения, но и контролировать их исполнение. Если в организации нет выработанной технологии управления, то есть если среди менеджеров нет общего взгляда на управляемый объект и методы управления, то это отсутствие технологии приводит к увеличению проблем и в итоге в краху.

Разработать и передать технологию (то есть опыт и навыки по разработке регламента в различных фирмах) может только группа людей, имеющие за своими плечами опыт постановки менеджмента. Один человек может быть качественным специалистом только в одной области, значит, внедрение информационных систем в крупных фирмах (со своей значительной спецификой) можно доверять только фирмам, имеющим специалистов во всех связанных областях. А внутри фирмы должен быть человек, отвечающий за скорость реализации этапов внедрения и способный влиять на нее (то есть это должен быть руководитель, готовый довести начатое дело до практической реализации).

В таком случае любой программный продукт в рамках технологии есть каркас, который связывает все остальные компоненты регламента. Поэтому к таким информационным системам очень высокие требования. и когда мы разрабатывали Ultima-S, мы постарались учесть все условия, необходимые для успешного внедрения и реализации.

Наша система открыта абсолютно во всех отношениях. Это значит, что пользователь может ознакомиться как с методологической платформой - органайзерами БИГ и работами других фирм, на которых мы основывались - так и с технической ее реализацией.

Менеджмент должен четко представлять себе, какие затраты последуют после принятия решения о внедрении новой информационной системы. Часть этих затрат (при чем не основная) лежит на поверхности (это стоимость самой программы). Большая часть затрат связана с внедрением, сопровождением и развитием системы:
     
     

     

  • реструктуризация компании, постановка регулярного менеджмента;
     
     
  • разработка новых правил работы компании и контроль их исполнения;
     
     
  • обучение персонала;
     
     
  • защищенность инвестиций, то есть масштабируемость и долгоживучесть принятых технических решений;
     
Внедрение системы - еще более важный аспект. Мы считаем, что обучение системного администратора - это минимум и совершенно не главное дело. Гораздо важнее - обучить самих менеджеров работать с системой. Обязательно при внедрении разрабатывается регламент работы. В него входят - кто и когда должен вводить информацию, кто за это отвечает. Какой вид имеет управленческая отчетность, с какой оперативностью и кому она поставляется. Наконец, часто необходимо просто ставить регулярный менеджмент в компании, ибо автоматизировать беспорядок бессмысленно. Здесь мы считаем, что всем должны заниматься профессионалы. Мы делаем качественную программную реализацию, а наши партнеры оказывают качественные услуги по внедрению, постановке менеджмента и обучению менеджеров работе с системой (как управленцев, а не пользователей).