Опыт внедрения управления проектами в России

А.В. Цветков, Д.К Васильев., Е.В Колосова, “Консалтинг ПРИМ”, Москва

Почему - корпоративные системы управления проектами?

Основным преимуществом коммерческих структур типа корпораций является высокая способность привлечения капитала и создание максимально благоприятных условий для реализации инвестиционных проектов. В то же время в структуре управления корпораций имеется много атавизмов, из-за которых впустую расходуются ресурсы, не позволяя консолидировать их вокруг перспективных, экономически оправданных проектов. Причем чем крупнее организация, тем дороже обходится неэффективное управление.

Чем более динамично развивается компания, тем в большей степени она должна быть проектно-ориентированной. Проблемы управления становятся приоритетными и определяющими с точки зрения эффективности дальнейшего развития компании.

С другой стороны, революция в области информационных технологий управления, вызванная появлением персональных компьютеров, приводит к разукрупнению компаний. Выполняя больше работы с меньшим количеством сотрудников, такие организации вынуждены более серьезно относиться к разделению полномочий, специализации. Происходит перемещение управления организацией из центра этого процесса в локальные офисы, самоуправляемые коллективы и, опять же, самостоятельные проекты.

Так как управлять можно только тем, что измеримо и поддается осмыслению, процесс управления должен быть не только надлежащим образом информатизирован, поддерживаться современными компьютерными средствами, соответствовать сложности и размеру проекта, но и должны применяться эффективные механизмы реализации проектов, разработанные на основе современных моделей и методов теории управления. Различия в интересах, неправильно проставленные приоритеты между направлениями или подразделениями компании, отсутствие координации или стимулирования исполнителей и т.п., приводят к конфликтным ситуациям между представителями разных технологий, реализующими разные проекты при общих ограниченных ресурсах и бюджете.

Приведенные соображения объясняют сегодняшнее увеличение интереса к так называемым корпоративным системам управления проектами, реализующим целый комплекс технологий управления на базе распределенных компьютерных систем.

Компьютерная система поддержки управления проектами, для того чтобы быть эффективной, не может быть вещью в себе, то есть просто комплексом АРМов, связанных единой базой данных по проектам. Дополнительно должны быть разработаны регламенты и должностные инструкции, которые вдохнут жизнь в компьютерную систему. Таким образом, корпоративная система управления проектами - это и компьютерная система поддержки управления проектами и организационная система управления проектами одновременно, работающие в той или иной степени согласованно.

Механизмы управления проектом

Организационная форма управления проектом включает в себя структуру и механизм управления проектом. Структура определяет состав и ответственность взаимосвязанных организационных единиц или звеньев, реализующих совокупность функций по управлению проектом - участников проекта, объединенных общим аппаратом управления для выполнения всех целей и задач проекта. Элементами организационной структуры проекта являются органы и звенья всех уровней, а также взаимосвязи между ними. Механизм управления проектом как бы оживляет структуру и определяет порядок, процедуры выполнения участниками проекта своих функций, настроенные на эффективную реализацию работ по проекту.

При разработке механизмов управления проектами используются как общие подходы, применимые для любой организационной системы, так и частные, учитывающие уникальность практически любого проекта. Эти подходы помогают ответить на вопрос “как?” при выборе, настройке и адаптации механизмов под каждый конкретный проект. Общие обычно используются для “постоянной” составляющей проекта, которая в большей степени определяется его окружением. Частные подходы ориентированы на управление изменениями и обеспечивают разработку и адаптацию механизмов управления содержанием, качеством, временем, затратами, риском, трудовыми ресурсами, контрактами и закупками, коммуникацией, всем тем, что способствует своевременному завершению проекта при минимальных затратах. Учитывая прикладной характер этих подходов, они в большей степени, чем общие подходы, стандартизированы. Общепринятым стандартом в области project management стала так называемая база знаний по управлению проектами (Project Management Body of Knowledge) американского Института Управления Проектами.

Компьютерные системы управления проектами

Так как каждый проект является единственным в своем роде, каждая компания разрабатывает собственную политику и механизм управления проектом. Компьютерная система должна быть достаточно гибкой и настраиваемой, чтобы учесть все существенные особенности управления как самой компанией, так и ее проектами.

Компьютерная фирма Primavera Systems, Inc. (США) смогла разработать, запатентовать и внедрить технологию Concentric Project Management™ , обеспечивающую настройку корпоративной системы управления проектами и ее интеграцию с общей системой управления компанией. Эта технология использует структурируемые, интегрируемые, масштабируемые решения для координации и управления людьми, проектными группами (командами) и проектами. Основными этапами в этой технологии являются:
     
     

     

  • определение и актуализация целей, задач, потребностей компании, актуализацию информации о проекте(ах), описание текущих проектов, компьютерного оборудования, применяемого программного обеспечения и корпоративных баз данных;
     
     
  • разработка структуры и механизма управления проектом, включающая иерархическую декомпозицию управленческих функций в соответствии с решаемыми задачами, описание процедур принятия решений и последовательности решения задач по проекту, описание информационных и функциональных структур с уровнем и правами доступа, рекомендации по применению тех или иных программных модулей;
     
     
  • разработка внутрифирменного стандарта управления проектом, включающего описание целей и задач проекта, задание календарей работ и ресурсов, формирование системы затратных счетов, структуру пользовательских полей, систему кодов работ, ресурсов, структуру декомпозиции работ (WBS) и структуру директорий, где хранится информация о проекте, описание процедур обновления информации о проекте, определение и настройка отчетной информации в соответствии с функциями участника проекта;
     
     
  • разработка шаблонов для “типовых” проектов компании, связанная с выделением характерных для компании фрагментов проектов, автоматическим назначением кодов подпроектов и т.п.
     
     
  • построение и преобразование имеющихся баз данных компании в формат Primavera с использованием возможностей ODBC, экспорта/импорта файлов в формате .WKS, WK1, DBF, внутреннего языка программирования SBL Basic Scripts и др.;
     
     
  • настройка целевых отчетов по проекту, ориентированных на цели и задачи каждого конкретного участника проекта, в том числе графические, матричные, логические, ресурсные и др.;
     
     
  • тестирование задач по проекту на предмет улучшения процесса управления проектом;
     
     
  • обучение и консультации, включающие разработку тренинговых материалов в соответствии с особенностями конкретного проекта и распределением обязанностей участников проекта.
     
Программные продукты фирмы Primavera построены по модульному принципу, обеспечивающему гибкость и высокую степень интегрируемости этих продуктов.

SureTrak - русифицированный программный продукт, позволяющий достаточно быстро создавать расписание проекта, анализировать критический путь, планировать и контролировать использование ресурсов. Коды работ помогут организовать работы проекта и сконцентрировать свое внимание на тех задачах, решение которых необходимо в данный момент.

Primavera Project Planner (Р3) - программное средство, позволяющее объединить в себе все фрагменты проектов созданные и скорректированные в SureTrak. Сетевая версия Р3 позволяет менеджерам работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно. Р3 позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и/или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями.
Единый стандарт представления данных, общие принципы декомпозиции проектов, единый подход к отражению организационной, технологической, информационной и других структур проектов позволяют построить внутрифирменный стандарт управления проектами с помощью программных продуктов Primavera Project Planner (P3) и SureTrak Project Manager. Эти программные продукты поддерживают большинство операционных сред и сетевых решений.