Информационная система управления недвижимостью предприятия.

С.С. Губернаторов, С.Л. Курочкин, “Маринтек Интернэшнл”, Санкт-Петербург

Одним из важнейших ресурсов предприятия, требующих эффективного управления, является недвижимое имущество - земельные участки, здания, сооружения и помещения. Недвижимость, с одной стороны, облагается налогами, с другой - может приносить существенную прибыль за счет ее эффективного использования. Без большого преувеличения можно сказать, что недвижимость может либо основательно “поднять” предприятие, либо его окончательно “утопить”, особенно в период производственного спада.

Для принятия обоснованных решений по эффективному управлению недвижимостью предприятия необходима продуманная система учета и использования недвижимости, основанная на достоверной и легко доступной информации, представленной различными способами. Для создания такого учета требуется автоматизированная система, использующая данные, необходимые для реальной работы с недвижимостью предприятия. Такая система под названием АМУЛЕТ разработана фирмой “Маринтек Интернэшнл” в 1996 году. Она установлена и используется в ЗАО “Механобр”, Санкт-Петербург, и в настоящее время дорабатывается для одного из крупнейших предприятий Санкт-Петербурга -АО “ЛОМО”.

Следует отметить, что создание универсальной модели, пригодной для всех предприятий, вряд ли возможны: комплекс недвижимости на каждом предприятии имеет свои особенности, поэтому разработке и внедрению такой системы предшествует индивидуальное обследование предприятия.

Перечень вопросов, которые необходимо понять до начала разработки информационной системы, достаточно большой. С ответов на эти вопросы начинается процесс сведения разнородной информации, относящейся к недвижимости, в одну систему, что полезно само по себе. Вот некоторые из них.
1. Внутренняя структура управления недвижимостью, принятая на предприятии, т.е. взаимодействие служб и отдельных лиц, занимающихся вопросами недвижимости.
2. Взаимодействие предприятия с внешними организациями по вопросам недвижимости.
3. Характеристика объектов недвижимости, принадлежащих предприятию.
4. Структура собственности предприятия и ограничения по ее использованию.
5. Картографическая изученность территорий (земельных участков) предприятия.
Внедрение информационной системы управления недвижимостью предприятия проходит 4 этапа.
     
Обследование существующей системы управления недвижимостью предприятия с учетом его специфики и используемых методов управления. Установка прототипа системы для начального обучения сотрудников, изучение их предложений и замечаний, т.е. стимулирование сотрудников к новому для них стилю работы. Цель - разработка модели данных, функциональной схемы и спецификации информационной системы управления недвижимостью на данном предприятии.

Разработка и внедрение системы, в которую заносится и постоянно обновляется информация о недвижимости предприятия. База данных и работа с ней должны отвечать определенным критериям: достоверность данных; быстрый доступ к данным; получение по гибким запросам интегрированной информации, которая обычно хранится в различных источниках (службах, архивах и т.п.). В результате на предприятии появляется система автоматизированного учета и документооборота, связанного с недвижимостью.

Опытная эксплуатация системы сотрудниками предприятия. Проведение реальной инвентаризации недвижимости непосредственно на предприятии, т.е. силами заказчика.

В перспективе - создание модели для принятия управленческих решений по наилучшему использованию недвижимости (купля-продажа, залог, аренда, оптимизация налогов и арендной платы) с учетом информации об операциях на рынке недвижимости в Санкт-Петербурге и других городах и регионах России.
     
На АО “ЛОМО” АМУЛЕТ будет установлен в локальной компьютерной сети, предусмотрена разработка 8 функционально различных рабочих мест:

     

  • Операции с землей
     
     
  • Оперативный учет недвижимости
     
     
  • Стоимостной анализ объектов
     
     
  • Аренда недвижимости
     
     
  • Финансовый анализ управления недвижимостью
     
     
  • Бухгалтерский учет операций с недвижимостью
     
     
  • Маркетинг
     
     
  • Геоинформационная система
     
Информация, содержащаяся в базе данных, предоставляется пользователю в виде запросов. Запрос включает в себя перечень характеристик (атрибутов) объектов недвижимости, алгоритмы расчета, если они есть в данном запросе (например, финансового характера) и ограничения по выборке информации (например, данные за выбранный период времени, по типу помещений и т.п.) Информация, полученная в результате запросов, отображается в виде таблиц (экранных форм), в виде графиков, тематических карт, а также их копий, выводимых на печать.

Внедрение АМУЛЕТа позволит:

     

  • произвести полную инвентаризацию земельных участков, зданий, сооружений и помещений по большому количеству параметров, т.е. получить полную и достоверную информацию, “честно” отражающую состояние и использование недвижимости;
     
     
  • планировать распределение зданий и помещений между арендаторами и собственными подразделениями “ЛОМО” для получения максимальной выгоды от использования недвижимости;
     
     
  • создавать, хранить и редактировать документы, определяющие порядок использования помещений, в т.ч. арендуемых; весь документооборот должен быть автоматизирован;
     
     
  • осуществлять финансовый мультивалютный контроль платежей за аренду и коммунальные услуги, автоматически формировать платежный баланс на заданный период времени, автоматически выписывать счета в заданной валюте;
     
     
  • вести базу данных клиентов и кредиторов;
     
     
  • создавать разнообразные текстовые, табличные и графические отчеты на основе информации, хранящейся в базе данных;
     
     
  • использовать графическую информацию об объектах недвижимости и связывать ее с характеристиками объектов из основной базы данных.
     
Информация, содержащаяся в базе данных, будет использоваться для финансово-экономического анализа. Она может быть полезной при оценке объектов недвижимости, операциях купли-продажи, ипотечном кредитовании. Работа с АМУЛЕТом постепенно создаст ситуацию, когда объем структурированной информации об основных фондах предприятия перейдет в новое качество управленческих решений и инвестиционных возможностей.

Решение сложного комплекса вопросов, связанных с эффективным использованием недвижимости, необходимо начинать с полноценного учета и автоматизации документооборота. Это не может заменить действий профессиональных управляющих или решить проблемы, зависящие от общего состояния экономики. Но без внедрения такого инструмента управления один из богатейших ресурсов предприятия - недвижимость - будет по-прежнему использоваться крайне неэффективно.