Проблемы адаптации программы "Альт-План" к специфике конкретного предприятия

Б. Дука, Исследовательско-консультационная фирма “АЛЬТ”, Санкт-Петербург

Для постановки финансового планирования на предприятиях фирмой "АЛЬТ" была разработана программа "Альт-План". "Альт-План" представляет собой набор взаимосвязанных таблиц, объединенных логикой и методикой финансового планирования.

При разработке "Альт-Плана" мы столкнулись с проблемой создания модели которая сразу бы подходила любому предприятию. Ведь у каждого предприятия своя специфика, своя методика учета запасов, готовой продукции, дебиторской и кредиторской задолженности.

Мы не пошли по пути создания сложной программы, которая учитывала бы все возможные варианты, так это сильно усложнило бы модель. Мы создали модель достаточно простую для понимания и адаптируемую к каждому конкретному предприятию.

Укрупненная схема подготовки информации для построения финансового плана представлена на рисунке N1.

Наш опыт показывает, что наиболее часто сложности возникают при разработке блоков: "затраты", в части расчета себестоимости продукции; "поступления от продаж", "изменение оборотного капитала".
На проблемах с которыми приходилось встречаться при адаптации "Альт-Плана" я хотел бы остановится более подробно.

Типичной проблемой для предприятий является некорректная методика калькулирования себестоимости. Причем эта проблема самим предприятием, его руководством обычно не осознается.

Вычисляя себестоимость (с/с) продукции, плановые отделы часто руководствуются устаревшими принципами: главное получить такую-то цифру рентабельности, выйти на заданную величину затрат; добиться безубыточности отдельных видов продукции, манипулируя постоянными затратами.

При этом не достигается главная цель расчета себестоимости - получение объективной информации для ценообразования. Именно поэтому методики калькулирования затрат должны быть максимально приближены к реальности.

При определении прибыльности каждого конкретного вида изделия необходимо выделение из постоянных расходов той их части, которая может быть отнесена к прямым постоянным расходам. Прямые постоянные расходы - это постоянные расходы, связанные с эксплуатацией конкретной производственной линии. Это, например, амортизация оборудования, ремонтный фонд, лизинговые платежи.

Переменные Постоянные
Прямые Сырье
Материалы
Амортизация оборудования
Лизинговые платежи
Косвенные Налоги в себестоимости Амортизация здания заводоуправления
 

Соответственно прямые постоянные расходы должны относится только на себестоимости той продукции, которая изготавливается на данном оборудовании.

В настоящее время в России наиболее распространен вариант расчета себестоимости, при котором все постоянные расходы, и прямые, и косвенные, списываются по какому-либо принципу на всю продукцию предприятия. Часто это приводит к очень большим отклонения в расчете с/с продукции.

При внедрении метода, основанного на максимально возможном выделении прямых постоянных расходов общая величина затрат не меняется, но себестоимость отдельных видов продукции может существенно измениться.
Еще одна проблема калькулирования затрат на предприятиях - это переменные косвенные издержки, то есть расходы практически пропорциональные объему выпуска, но относимые обычно к постоянным затратам. Например это налоги на пользователей автодорог, транспортный; на некоторых предприятиях это и зарплата АУПа.

Необходимо, чтобы все косвенные переменные затраты были приведены к прямым переменным. Обычно это не сложно сделать, так как базой расчета косвенных переменных расходов часто является выручка. Для этого нужно общую величину выручки разделить на выручку по видам продукции, и пропорционально распределить теперь уже прямые переменные затраты.

Нельзя не сказать и об условно-переменных затратах, то есть затратах не прямо зависящих от объема производства, а изменяющихся по каким-либо определенным или не определенным законам (например зарплата рабочих). Для таких затратных категорий необходимо разработать коэффициенты, определяющие какая часть данных расходов относится к переменным, а какая часть к постоянным расходам.

В заключение данной темы скажем, что немало предприятий находится на грани банкротства только потому, что на них неправильно считают себестоимость и не уделяют должного внимания проблемам ценообразования.

Для анализа финансовых результатов на предприятиях в первую очередь смотрят на прибыль, при этом Отчету о движении денежных средств, если он и составляется, придается второстепенное значение. Но прибыль нужно рассматривать только для соотнесения затрат и выручки, т.е. для определения рентабельности. Реальное наличие денежных средств на расчетном счету предприятия характеризует Отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств позволяет разделить во времени затраты на производство продукции и денежные притоки от реализации этой продукции. Основой для прогнозирования величины денежных поступлений являются фактические данные за предшествующие периоды. На основе фактических данных можно разработать так называемые коэффициенты инкассации, которые показывают какая часть отгруженной продукции была оплачена в предыдущем месяце, какая часть будет оплачена в этом месяце, в следующем месяце и т.д. При определении коэффициентов инкассации нужно учитывать вероятность безнадежных долгов. С помощью коэффициентов инкассации технически очень легко спрогнозировать денежные поступления.

При внедрении компьютерной модели "Альт-План" наибольшие трудности обычно возникают при сборе данных о дебиторской и кредиторской задолженностях по видам продукции. Проблема заключается в том, что учет такого рода информации на предприятиях обычно не ведется. Сбытовые службы обычно учитывают дебиторскую и кредиторскую задолженность одной цифрой по всей реализованной продукции. При этом не принимается во внимание, что оборачиваемость, например, дебиторской задолженности за каждый конкретный вид продукции может существенно различаться.

Возьмем реальный пример из жизни молочного завода: рентабельность кефира 3%, йогурта 5%. оборачиваемость дебиторской задолженности за кефир 5 дней, за йогурт 10 дней. В этом случае выгоднее вкладывать ресурсы в кефир, так как:
а) за десять дней на кефире будет получена рентабельность 6%, что больше, чем на йогурте;
б) на пять дней раньше будет получена возможность использования прибыли.

Однако на многих предприятиях сбытовые службы, исходя из своих субъективных ощущений, уверяют, что вся продукция независимо от вида оплачивается равномерно. Но эти предположения всегда нужно и можно (хотя иногда это очень большой объем информации) проверить. Для этого нужно проанализировать фактическую оборачиваемость отдельных видов готовой продукции за последние несколько месяцев. Если служба сбыта не автоматизирована, то такая работа конечно очень трудоемка.

Проблемой не только предприятий, но и программы "Альт-План", является система закупок сырья и материалов. На многих предприятиях, осуществляя закупки, руководствуются не соответствующими нормами, а предложенной выгодной ценой или просто хорошими отношениями с поставщиками (часто на уровне личных знакомств). В принципе это может быть и неплохо, но если эти действия не просчитывать то последствия могут быть непредсказуемы.

Например, на одном пищевом предприятии была закуплена годовая норма дорогостоящей упаковки с названием конкретного продукта, так как поставщик за большой объем партии дал скидку. Через три месяца после этого производство продукта стало нерентабельным, так как подорожало основное сырье. Продукт решили снять с производства и возник вопрос: Что делать с упаковкой? Финансовый директор сказал: "Всю упаковку сдать в макулатуру". С точки зрения прибыли он был прав, но с точки зрения денежных потоков -нет. Затраты на упаковку уже произведены три месяца назад и деньги теперь не вернуть. Эти затраты - уже убыток независимо от того будем мы делать продукт или нет. Поэтому вопрос надо ставить так, будет ли прибылен продукт, если в затраты на него не включать упаковку? Если прибылен, то его надо выпускать, чтобы покрыть хоть часть расходов на упаковку.

Работая с предприятиями, постоянно сталкиваешься с проблемой кредитования оборотных средств, в частности с таким понятием, как товарный кредит. Товарный кредит - это когда предприятие берет кредит сырьем, а расплачивается деньгами. Причем по товарному кредиту сырье часто предоставляют дешевле. Товарный кредит легко взять, но обычно не просто отдать. Иногда возникают схемы типа пирамиды, когда чтобы отдать товарный кредит предприятие берет новый товарный кредит причем уже больший. В конце концов возникает ситуация, когда новый кредит уже не дают, а отдать взятые кредиты невозможно. В этой ситуации условия предприятию будет диктовать уже кредитор. Можно конечно чисто теоретически посоветовать, чтобы величина перекредитования не превышала величину первоначального кредита, однако на практике этого сложно добиться.

Для постановки финансового планирования наиболее важным является организационный аспект. Постановка финансового планирования должна начинаться с первого лица предприятия. Генеральный директор назначает директора по бюджету, обычно это финансовый директор. За подписью генерального директора издаются приказы, регламентирующие сбор исходной информации, порядок ее обработки и форму представления финансового плана. В обязанности начальникам всех служб вменяется предоставлять результаты работы за прошедший период, анализ отклонений факта от плана и план деятельности на перспективный период. 

Некоторые решают эту проблему путем создания комитета по финансовому планированию, куда входят руководители всех заинтересованных служб. Задача комитета - координация планов деятельности всех служб и подразделений предприятия.

В заключение я хочу сказать, что постановка финансового планирования на предприятии - задача сложная и ответственная, но при правильном ее решении усилия, время и материальные затраты полностью окупятся в дальнейшем.