Оптимизация затрат

Алексей Груздев, ИКФ "АЛЬТ"

Мы решили предложить системный подход к такому популярному методу повышения эффективности, как оптимизация затрат, и дать ряд практических рекомендаций.

Повышение эффективности и оптимизация затрат являются важнейшей задачей для бизнеса в любое время, однако в периоды сложной экономической ситуации, она становится еще актуальнее. При этом в сегодняшних условиях постепенного замедления темпов роста у бизнеса есть возможность подойти к вопросу системно. В отличие от кризиса 2008 г., когда нужно было быстро все резать, чтобы сохранить бизнес на плаву, сейчас необходимо взглянуть на оптимизацию скорее с точки зрения структуры бизнеса и бизнес-модели.

Задачи

Нам кажется, что сосредоточиться нужно на 2-х ключевых задачах:

  • Сбалансировать масштаб бизнеса (затраты) и потенциал спроса;
  • Откинуть всё лишнее и сконцентрировать все ресурсы (затраты, инвестиции, время персонала) на наиболее важных для развития бизнеса направлениях и задачах.

Матрица оптимизации затрат

Для помощи в поиске резервов повышения эффективности (оптимизации затрат) мы предлагаем воспользоваться разработанной нами матрицей, которая обобщает накопленный компанией АЛЬТ опыт решения подобных задач. В ее основу положено несколько простых, но важных идей:

  • Оптимизация затрат – комплексная задача, поэтому, во-первых, желательно задействовать широкий спектр направлений, не ограничивающийся постатейным урезанием бюджетов, пересмотром закупочных цен и попытками сокращения численности персонала (блок «быстрые победы»). Во-вторых, по нашему опыту, добиться значимых результатов в сокращении затрат можно только путём реализации комплекса взаимосвязанных решений, точечные и разовые инъекции здесь не помогут (исследование по эффективности);

  • От простого к сложному – решения, направленные на сокращение затрат, сильно различаются по сложности и рискам их внедрения (сроки и требуемые ресурсы), поэтому начинать стоит с наиболее очевидных и безболезненных «быстрых побед». Более сложные проекты, например, по оптимизации структуры / бизнес-процессов, необходимо прорабатывать глубоко и взвешенно, а на их внедрение следует закладывать достаточно времени, не ожидая сиюминутных результатов. За стратегические решения в большинстве случаев стоит браться, если есть ощущения, что первые два блока явно не дадут достаточного эффекта 

Здесь Вы можете более подробно ознакомиться с нашим подходом к оптимизации организационной структуры и опытом реализации проектов по «Реструктуризации и аутсорсингу»

Рекомендации по использованию матрицы

Хотелось бы привести несколько рекомендаций, которые позволят использовать матрицу наиболее эффективно:

1)  По опыту АЛЬТ, существенный потенциал оптимизации затрат, как ни странно, лежит в области структурирования продаж, затрагивая как банальное выведение убыточных продуктов или клиентов из портфеля, так и настройку системы мотивации продавцов и реорганизацию структуры коммерческих подразделений под приоритетные сегменты (более подробно смотри «Продажи+»).

2)  Обратим внимание, что достаточно прикладная задача подбора поставщиков в крайне редких случаях решается полноценно. Причиной этому, прежде всего, является объективная загруженность закупщиков текущими задачами и их мотивация на другие аспекты. Как правило, задача сводится к очередной волне «отжимания» действующих поставщиков, а поиск новых ограничивается достаточно узким кругом известных в компании игроков. До поиска поставщиков из других регионов и тем более зарубежных производителей доходят немногие, и лишь единицы берутся за их системную проработку для адаптации к требованиям компании. При этом опыт наших клиентов из сетевого ритейла свидетельствует о том, что достаточно много небольших региональных компаний способны стать значимыми федеральными поставщиками, а о подборе поставщиков в Китае не говорит только ленивый.

Маркетинг поставщиков в Китае (кейс)

3) Даже в случае внедрения простых на первый взгляд решений, отнесенных нами к первоочередным, а значит достаточно быстро и безболезненно внедряемым – не стоит махать шашкой.  Лучше детально проанализировать ситуацию и трезво взвесить все риски изменений.

Например, на безболезненное изменение пула поставщиков или клиентов в силу каких-то политических вопросов или синергии с другими категориями могут потребоваться годы (поверьте, в нашей практике достаточно много примеров, когда резкие движения на рынке приводили к плачевным последствиям).

4)  К вопросам бизнес-процессов и организационной структуры мы часто рекомендуем подходить с нетрадиционной точкой зрения – цикла выполнения заказа – имеющей ряд важных преимуществ.

  • Во-первых, это сквозной процесс, охватывающий практически все подразделения компании – коммерсантов, производство, логистику, бухгалтерию, качество, послепродажный сервис – и автоматически обеспечивающий системность подхода.
  • Во-вторых, он позволяет вскрыть широкий спектр проблем, непосредственно влияющих на объемы продаж и удовлетворенность клиентов, а значит, их решение может дать наилучшие результаты для бизнеса.
  • В-третьих, помимо оптимизации бизнес-процессов и процедур (и, как следствие, численности персонала), подход частично позволяет оценить правильность настройки системы мотивации различных категорий работников.
  • Ну и в-четвертых, такой подход позволяет оценить критичность тех или иных функций и бизнес-процессов для жизнедеятельности компании, что является первым шагом при анализе потенциала аутсорсинга.

5) Некоторым компаниям стоит от стадии «быстрых побед» сразу переходить к блоку «стратегических решений». Возможно именно в нем кроется основной потенциал оптимизации, а анализ других направлений съест много времени и не даст достаточного эффекта. Это касается не только традиционных промышленных предприятий, которым еще с советских времен достались избыточные площади и производственные мощности, но и быстрорастущих компаний, которые в период активного роста укрепили позиции и занялись непрофильными направлениями деятельности. Помните: гармоничная бизнес-модель и концентрация – залог долгосрочной успешности бизнеса. И давайте честно признаемся, как часто мы смотрим на свой бизнес именно под этим ракурсом?

В качестве заключения: стремитесь к тому, чтобы процесс оптимизации затрат и системного анализа эффективности деятельности переходил от разовых всплесков интереса в повседневную практику бизнеса. Для перманентного аудита ситуации мы рекомендуем проводить специальные стратегические сессии, направленные на поиск идей по повышению продаж и оптимизации затрат, для которых наша матрица может стать прикладным опорным инструментом (см. стратегические сессии).

Желаем удачи на непростом, но благодарном пути оптимизации.