Подход к внедрению системы KPI в компании: содержательные аспекты

методический материал АЛЬТ

В данной статье содержится информация об общей схеме связи KPI с системой мотивации. Плановым периодом для вводимых KPI и системы премирования руководителей рекомендуется устанавливать квартал. Практика показывает, что за такой период можно успеть улучшить или выправить большинство показателей. При этом за квартальный период, в отличие от годового, труднее потерять мотивацию на получение премии.

.

Общая схема связи KPI с системой мотивации

Для каждого из закрепленных за менеджером KPI (измерителя) устанавливается целевое значение (в %-х или в количестве (например, кол-во открываемых точек)) и допустимая граница отклонения от целевого значения (в %-х). В случае если менеджер по результатам квартала укладывается в допустимый диапазон значений измерителей, он получает премию, привязанную к размеру его оклада (доля премии от размера оклада различается для разных менеджеров).
В качестве подхода к определению оптимального размера премий по результатам достижения целевых значений KPI предлагаем следующий:

1. Если брать за базу суммарный размер окладов менеджера за 3 месяца, то нижней «психологически воспринимаемой» границей квартальной премии можно считать 10% от него, т.е. 0,3 месячного оклада.

2.  Определение верхней границы квартальной премии – дело более субъективное. Скорее здесь следует исходить из суммы затрат на премии, которые компания экономически и психологически готова себе позволить. В общем случае можно ориентироваться на сумму порядка 0,6-1 месячного оклада менеджера (20-33% от суммы окладов за квартал). В случае успешного решения особо трудных или финансово значимых для компании задач размер премии может быть и больше. По-видимому, диапазон размеров премий может также расшириться по  мере освоения системы KPI и более точной настройки системы премирования.

3.  После определения общего диапазона размеров премии для менеджеров рекомендуем определить оптимальный размер квартальной премии для каждого менеджера (как долю от его оклада), исходя из следующих критериев:

  • значимость его усилий (вклада) в общий результат деятельности компании (или риски, связанные с недостижением им целевых значений своих показателей);
  • наличие у него новых и/или трудных для выполнения задач;
  • степень измеримости результатов его работы

В целом, для менеджеров, преимущественно поддерживающих определенные бизнес-процессы на необходимом уровне, скорее обоснована премия ближе к нижней границе (например, так обычно подходят к установлению размеров премий для главных бухгалтеров). А для менеджеров, обеспечивающих за счет достижения целевых значений своих показателей основной прирост прибыли и т.д., скорее обоснована премия ближе к верхней границе (например, к числу таких менеджеров обычно может быть отнесен директор по маркетингу). В то же время стоит предостеречь от формального подхода к решению этого вопроса. Многое здесь зависит от степени напряженности и реалистичности планов конкретного менеджера.     

Подход к определению допустимой границы отклонения от целевого значения

1. Предлагается в качестве базового использовать единый показатель отклонения от целевого значения - % отклонения фактического значения измерителя от его целевого значения. Причем принимается, что при расчетном значении больше 100% (перевыполнение плана) показатель принимается равным 100%.

2. Как правило, допустимый уровень отклонения определяется как среднеарифметическое для группы измерителей (% отклонения от целевых значений не более Х%). Однако, по части измерителей расчет производится отдельно. Это связано либо с особой значимостью измеряемого KPI, либо с тем, что принятый для данного измерителя допустимый % отклонения отличается от допустимого % отклонения для других измерителей.

3. Предлагается ввести два уровня допустимых отклонений – 5% и 10%. Уровень отклонения в 5% вводится для измерителей, по которым имеется статистика и результаты по которым можно спланировать с достаточной степенью точности, а также для показателей (измерителей), наиболее значимых для достижения общих результатов по компании. Уровень отклонения в 10% вводится для измерителей, по которым нет статистики за предыдущие периоды, или же значения данного измерителя изменяются в достаточно большом диапазоне.
Чтобы предотвратить существенные отклонения фактических значений отдельных измерителей от плановых значений рекомендуется при расчете среднеарифметического для группы измерителей внести ограничение: каждый из измерителей такой группы не должен отклоняться больше чем на 20% от планового значения при допустимом отклонении для всей группы измерителей 10% и не должен отклоняться больше чем на 10% при допустимом отклонении для всей группы 5%.

4. Дополнительным условием выплаты премии менеджеру является отсутствие у него серьезных административных нарушений за оцениваемый период.